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Top reduz 73% do consumo de papel
 
Boas práticas de gestão
Publicado em: 03-11-2008

Está excluída deste estudo a eliminação dos manuais do CYPE em papel.

Em 2004 reproduzimos (em tipografia) 5 toneladas de manuais. Em 2007 substituímos os manuais em papel por manuais digitais em PDF.

Para realçar o efeito pedagógico da eliminação do consumo de papel, o fornecimento do software passou a ser realizado numa pequena caixa metálica, da que resulta um custo não inferior ao dos manuais.

 

ANTECEDENTES

Não obstante o empenho da Top Informática em, desde sempre, apostar na informatização dos seus processos, o que permitiu diminuir a compra/impressão de papel a par do crescimento da empresa, no ano de 2006 a empresa ainda comprou/imprimiu 100.000 folhas.

Podemos analisar os dados históricos no seguinte quadro:

AnoQuantidade de folhasPeso (Kg)
2003150.000750
2004125.000625
2005125.000625
2006100.000500

Estimávamos que das 100.000 folhas adquiridas em 2006, 50% fosse para consumo interno, sendo o restante enviado, na quase totalidade, para os clientes sob a forma de documentos obrigatórios relacionados com facturação, contas correntes e licenciamento.

A quantidade de papel gerado internamente pelas empresas origina vários problemas:

  • Produtividade;
  • Ineficiência no acesso à informação (consulta);
  • Informação dispersa;
  • Prejuízo ambiental;
  • Falta espaço no arquivo.

A Top Informática propôs-se realizar uma série de actividades ao longo do ano de 2007 para que durante o ano de 2008 conseguisse atingir o objectivo de redução de papel em cerca de 50% (numa situação de crescimento das vendas).

 

ACÇÓES DESENVOLVIDAS

O estudo teve início em Março de 2007 e prolongou-se até final do ano de 2007, devido à complexidade de implementação de algumas acções.

As acções foram desenvolvidas pelos directores de departamento mas envolveram todos os colaboradores porque implicaram uma alteração significativa nas actividades desenvolvidas. Foi dada formação interna a todos os colaboradores.

Foram também desenvolvidas as seguintes acções após estudo pormenorizado dos processos de trabalho:

  • Informatização de processos que envolviam departamentos diferentes (exemplo de uma medida implementada: deixamos de ter encomendas efectuadas em papel pelo Departamento Comercial (DC), que ficava com uma cópia e entregava o original ao Departamento Administrativo (DAF) para processamento no sistema de facturação. O DC passou a registar as encomendas no sistema comercial e o DAF faz integração no sistema de facturação);
  • Aquisição de scanner de rede com reconhecimento de impressão digital das pessoas, com consequente envio da imagem para o PC respectivo;
  • Desenvolvimento de sistema de gestão documental para algumas áreas (por exemplo, na gestão da formação, são anexados emails e documentos às inscrições de clientes ou área de compras a fornecedores onde todos os documentos associados ficam anexados à requisição informática);
  • Desenvolvimento de sistemas informáticos para áreas específicas cuja gestão se tornara complexa (por exemplo, o sistema de gestão da qualidade, onde os relatórios de ocorrência, pedidos de acção e demais documentos passaram a ser geridos informaticamente);
  • Criação de sistemas simples e com regras para guardar e consultar informação de menor complexidade (por exemplo, a gestão de projectos passou a ser realizada em registos informáticos acedidos por meio de ligações à folha de planeamento);
  • Reaproveitamento de papel usado para impressões internas.

O custo destas acções envolveu fundamentalmente horas/homem dos directores e requisição de serviços de alteração dos sistemas informáticos prestados por uma entidade externa.

 

RESULTADOS

Durante o ano de implementação (2007), a Top Informática já conseguiu reduzir a compra/impressão de papel mas é no ano de 2008 que se espera ver os números consolidados.

O quadro de dados históricos passa a ser o seguinte:

AnoQuantidade de folhasPeso (Kg)
2003150.000750
2004125.000625
2005125.000625
2006100.000500
200775.000375
200840.000200
Nota: Os valores para 2008 são valores estimados, com base nos dados reais até Setembro.

Os dados que temos disponíveis até final de Setembro apontam para uma redução de 60% na compra/aquisição de papel. O uso de papel como forma de gestão interna da informação gerada na empresa é eliminado, passando a ser uma prática meramente residual.

De notar que uma grande parte do papel agora impresso resulta do cumprimento de imposições legais.

Foi definitivamente eliminada a fotocopiadora.

 

BENEFÍCIOS

  • Aumento de produtividade (redução média de 1 pessoa de um grupo de 4 no departamento administrativo e financeiro e de um grupo de 22 no total da empresa);
  • Eficácia na consulta de informação, com fortes implicações na qualidade do trabalho desenvolvido pelos funcionários e maior eficiência no atendimento a clientes;
  • Melhorias ao nível do controlo dos processos de trabalho;
  • Focalização nos processos que criam valor e eliminação de processos redundantes;
  • Eficiência ambiental (menos toner’s, electricidade e papel);
  • Melhoria das condições de trabalho.

 

CONCLUSÕES

Redução de 150.000 folhas em 2003 para 40.000 estimadas em 2008.

O momento em que melhor se constata a eficiência da medida é quando em auditoria ao sistema de gestão da qualidade, se substitui a habitual consulta de uma sucessão de pastas vindas de todos os cantos da empresa, por documentos apresentados instantaneamente no monitor do computador (Veja-se o relatório da APCER da última auditoria de renovação).

Tem-se também, muitas vezes, que os sistemas de gestão da qualidade são burocráticos e geradores de papel e a verdade é que, quando implementados como fundamento de uma organização, com o comprometimento e envolvimento de toda a empresa ou instituição, resultam na mais eficaz ferramenta para a redução do expediente e do desperdício.

Entende-se que esta é uma área em que pode sempre melhorar. Neste momento, a Top encontra-se a analisar a portaria que permite que as facturas ou documentos equivalentes possam ser arquivados em suporte electrónico.

 

(Elisabete Lima)

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